FORRETNINGSORDEN

for bestyrelsen for Fonden Det Kongelige Opfostringshus (CVR 31861314)

Indholdsfortegnelse:
§ 1. Bestyrelsens sammensætning og udpegning.
2 § 2. Bestyrelsens konstituering.
3 § 3. Retningslinjer for bestyrelsesmøder.
3 § 4. Bestyrelsesmedlemmernes tavshedspligt og oplysningspligt.
4 § 5. Indkaldelse og dagsorden til bestyrelsesmøder.
5 § 6. Bestyrelsesmedlemmernes inhabilitet.
5 § 7. Beslutningsdygtighed.
5 § 8. Forhandlingsprotokol.
6 § 9. Tegningsregel.
6 § 10. Bestyrelsens opgaver og pligter.
6 § 11. Bestyrelsens forhold til direktionen og fondens organisation.
7 § 12. Administrator.
§ 13. Uddelinger.
8 § 14. Årsregnskab og årsberetning.
8 § 15. Forholdet til offentligheden og offentlige myndigheder, herunder Fondsmyndighederne.
9 § 16. Ændringer i forretningsordenen.
9

Bestyrelsens sammensætning og udpegning.

1.1. Under hensyn til behovet for fornyelse, sammenholdt med behovet for kontinuitet, tilstræber bestyrelsen under iagttagelse af fundatsens § 5, at der ved sammensætningen og indstilling af nye bestyrelsesmedlem-mer, tages hensyn til mangfoldighed i henseende til køn, alder, er-hvervserfaring m.v.
1.2. Bestyrelsen skal med respekt af udpegningsretten i fondens vedtægter sikre en grundig og gennemskuelig proces for udvælgelse og indstilling af kandidater til bestyrelsen.
1.3. På fondens hjemmeside og / eller i den årlige ledelsesberetning, rede-gøres der for sammensætningen af bestyrelsen, herunder for mangfol-dighed, ligesom der gives følgende oplysninger om hvert af bestyrelsens medlemmer:
1.3.1. Navn, stilling og alder.
1.3.2. Dato for indtræden i bestyrelsen, hvorvidt genvalg af medlemmet har fundet sted, og udløb af den aktuelle valgperiode.
1.3.3. Medlemmets særlige kompetencer.
1.3.4. Den pågældendes øvrige ledelseshverv, herunder poster i direktioner, bestyrelser og tilsynsråd, inklusive ledelsesudvalg i danske og uden-landske institutioner, virksomheder samt krævende organisationsfor-mer.
1.3.5. Hvilke medlemmer, der er udpeget af myndigheder / tilskudsyder m.v.
1.3.6. Om medlemmet anses for uafhængigt.
1.4. Bestyrelsen vurderer og fastlægger under iagttagelse af fundatsens § 5 løbende, hvilke kompetencer den skal råde over, for at kunne udføre sine opgaver bedst muligt.
1.5. Konstaterer bestyrelsen, at der er væsentlige svagheder i bestyrelsens sammensætning, skal bestyrelsen under iagttagelse af fundatsens § 5 tage initiativ til at ændre sammensætningen.
1.6. Bestyrelsesmedlemmer udpeges for en periode på 4 år.
1.7. Genvalg af bestyrelsesmedlemmer kan finde sted.
1.8. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid udtræde af bestyrelsen. Et be-styrelsesmedlem skal udtræde af bestyrelsen, såfremt bestyrelsesmed-lemmet
1.8.1. Er under konkurs.
1.8.2. Gør sig skyldig i en handling, som gør den pågældende uværdig som bestyrelsesmedlem.
1.8.3. På grund af længerevarende sygdom eller anden svækkelse har vist sig ude af stand til at være medlem af bestyrelsen.
1.8.4. Har vist sig uegnet til at være medlem af bestyrelsen.
1.9. Direktøren og mindst halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne skal være bosat her i landet.

Bestyrelsens konstituering.

2.1 Efter hver ny udpegning til bestyrelsen træder bestyrelsen sammen.
2.2. Fratræder formanden, eller er formanden varigt ude af stand til at fun-gere, indtræder eller vælges en ny formand efter fundatsens § 5.
2.3. Hvis formanden undtagelsesvis anmodes om at udføre særlige opgaver for fonden, skal dette ske ved en særskilt bestyrelsesbeslutning, der samtidig skal indeholde forholdsregler til sikring af, at bestyrelsen be-varer den overordnede ledelse og kontrolfunktion. Der skal herunder sikres en forsvarlig arbejdsdeling mellem formanden, den øvrige besty-relse og direktionen.

Retningslinjer for bestyrelsesmøder.

3.1. Formanden organiserer, indkalder og leder bestyrelsesmøderne, med henblik på at sikre effektiviteten i bestyrelsens arbejde, og skabe de bedst mulige forudsætninger for bestyrelsesmedlemmers arbejde en-keltvis og samlet. Derudover skal formanden udarbejde en mødeplan for året, som fremsendes til de enkelte bestyrelsesmedlemmer.
3.2. Bestyrelsesmøder afholdes, når formanden, et hvilket som helst andet medlem af bestyrelsen, direktøren eller revisor forlanger det. Normalt holder bestyrelsen møder minimum 3 gange årligt, herunder minimum 1 møde, hvor bestyrelsen forholder sig til fondens overordnede strategi og uddelingspolitik, og et årligt regnskabsmøde til godkendelse af fon-dens årsregnskab.
3.3. Bestyrelsesmøder kan afholdes ved anvendelse af elektroniske medier, i det omfang dette er foreneligt med bestyrelsens hverv. Et medlem af bestyrelsen, eller direktøren, kan dog til enhver tid forlange, enten at der finder en mundtlig drøftelse sted, eller at et bestyrelsesmøde af-holdes som et egentligt fysisk møde.
3.4. Direktøren er – medmindre bestyrelsen i det enkelte tilfælde bestemmer andet – berettiget til at deltage i bestyrelsesmøderne, dog uden stemmeret, men underkastet samme forpligtelser som bestyrelsesmed-lemmerne.
3.5. Revisor har ret til at deltage i bestyrelsesmøder under behandling af årsregnskaber m.v., der påtegnes af revisor. Revisor har pligt til at del-tage i bestyrelsesmøder, såfremt 1 medlem af bestyrelsen eller direktø-ren kræver der.
3.6. Fondens revisor skal føre en revisionsprotokol i overensstemmelse med lovgivningen. Revisionsprotokollen skal forelægges på ethvert bestyrel-sesmøde til bestyrelsens stillingtagen. Enhver protokoltilførsel skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Sker der tilførsel til revisionsprotokollen på et tidspunkt, hvor der ikke er indkaldt til be-styrelsesmøde inden for 3 uger, skal udskrift af revisionsprotokollatet sendes direkte til hvert enkelt bestyrelsesmedlem.
3.7. Bestyrelsens formand kan for sit bestyrelsesarbejde tillægges et veder-lag efter bestyrelsens beslutning. Vederlaget må ikke overstige, hvad der anses for sædvanligt efter hvervets art og arbejdets omfang. Op-lysninger om bestyrelsesformandens samlede vederlag fra fonden, her-under vederlag for rådgivning eller lignende for fonden, offentliggøres i fondens årsregnskab.

Bestyrelsesmedlemmernes tavshedspligt og oplysningspligt.

4.1. Bestyrelsesmedlemmerne har tavshedspligt med hensyn til det, de er-farer i deres egenskab af medlemmer af bestyrelsen, medmindre der er tale om forhold, der af bestyrelsen er bestemt til eller ifølge den for fonden gældende lovgivning er genstand for umiddelbar offentliggørel-se.
4.2. Skriftligt materiale, som udleveres i forbindelse med bestyrelsesmøder, skal behandles strengt fortroligt. Hvert enkelt medlem er ansvarlig for, at det materiale han / hun modtager, ikke kommer udenforstående i hænde.

Indkaldelse og dagsorden til bestyrelsesmøder.

5.1. Formanden indkalder skriftligt til bestyrelsesmøderne. Indkaldelsen, dagsordenen og eventuelt materiale vedrørende de enkelte punkter, skal så vidt muligt være bestyrelsesmedlemmerne i hænde senest 14 dage før mødets afholdelse. Varslet kan afkortes af formanden, når særlige forhold gør det nødvendigt. Ved begæring om et ekstraordinært bestyrelsesmøde afholdes mødet senest 8 dage herefter.
5.2. Bestyrelsen kan dog på sit møde også behandle punkter, som ikke har været optaget i indkaldelsens dagsorden, forudsat at alle medlemmer får mulighed for at deltage i behandlingen.
5.3. Bestyrelsens møder ledes af formanden eller i hans fravær bestyrelsens ældste medlem efter anciennitet, respektive alder.

Bestyrelsesmedlemmernes inhabilitet.

6.1. Et bestyrelsesmedlem, eller en direktør, må ikke deltage i behandlingen af spørgsmål om aftaler mellem fonden og ham selv, eller om søgsmål mod ham selv, eller om aftale mellem fonden og tredjemand eller søgsmål mod tredjemand, hvis han har en væsentlig interesse deri, der kan være stridende mod fondens.
6.2. Ethvert bestyrelsesmedlem har pligt til at underrette de øvrige besty-relsesmedlemmer om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til at rejse spørgsmål vedrørende bestyrelsesmedlemmets habilitet.

Beslutningsdygtighed.

7.1. Medmindre fondens vedtægt eller lovgivningen foreskriver en større majoritet, er bestyrelsen beslutningsdygtig, når halvdelen af medlem-merne er til stede.
7.2. Beslutning træffes ved almindelig stemmeflerhed, medmindre fondens vedtægt eller fondslovgivningen kræver større majoritet. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
7.3. Beslutninger må ikke tages, uden at så vidt muligt samtlige bestyrel-sesmedlemmer har haft adgang til at deltage i sagens behandling.
7.4. Bestyrelsen påser, at der ikke, uden fondsmyndighedens samtykke, fo-retages eller medvirkes til ekstraordinære dispositioner, der kan med-føre risiko for, at fondens vedtægt ikke overholdes.

Forhandlingsprotokol.

8.1. Formanden sørger for, at der føres en forhandlingsprotokol over besty-relsens forhandlinger og beslutninger.
8.2. Af protokollen skal fremgå:
8.2.1. Hvem der har deltaget.
8.2.2. Dagsorden samt beslutninger for hvert enkelt punkt i henhold hertil.
8.2.3. Hvem der har ført protokollen.
8.3. Forhandlingsprotokollen underskrives af bestyrelsens tilstedeværende medlemmer, og ethvert medlem skal til enhver tid have adgang til for-handlingsprotokollen, og til at få udleveret kopi af denne.

Tegningsregel.

9.1. Fonden tegnes af bestyrelsesformanden og 2 bestyrelsesmedlemmer i forening eller af den samlede bestyrelse.

Bestyrelsens opgaver og pligter.

10.1. Bestyrelsen forestår ledelsen af fondens anliggender og varetager den overordnede og strategiske ledelse af fonden. Bestyrelsen skal sikre, at de nødvendige forudsætninger for at varetage sine ledelsesopgaver er til stede i form af finansielle og kompetencemæssige ressourcer. Besty-relsen skal endvidere sørge for en forsvarlig organisation af fondens virksomhed i overensstemmelse med fondens vedtægter, og sikre til-stedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision.
10.2. Bestyrelsen skal skaffe sig de oplysninger, der er nødvendige til opfyl-delse af dens opgaver, og skal løbende tage stilling til placeringen af fondens formue.
10.3. En gang årligt evaluerer bestyrelsen sit arbejde og formandens og de individuelle medlemmers bidrag og resultater i henhold til en af besty-relsen nærmere fastlagt evalueringsprocedure. Resultatet af evaluerin-gen skal drøftes i bestyrelsen.

Bestyrelsens forhold til direktionen og fondens organisation.

11.1. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren. Direktøren aflønnes med et fast vederlag, som fastsættes af bestyrelsen og offentliggøres i fondens årsregnskab.
11.2. Direktøren varetager den daglige ledelse i overensstemmelse med ret-ningslinjer og anvisninger fra bestyrelsen. Direktøren skal løbende rapportere til bestyrelsen i henhold til de af bestyrelsen fastsatte reg-ningslinjer herfor.
11.3. Direktøren skal sørge for, at fondens bogføring sker under iagttagelse af lovgivningens regler herom, og at formueforvaltningen foregår på en betryggende måde.
11.4. Bestyrelsen kan afsætte direktøren, hvis den pågældende ikke udfører sin funktion tilfredsstillende.
11.5. Bestyrelsen træffer afgørelse om uddelinger samt i alle sager, som efter fondens forhold er af usædvanlig art eller særlig stor betydning.
11.6. Prokura kan kun meddeles af bestyrelsen.
11.7. Bestyrelsen fører løbende kontrol med og evaluerer årligt direktionens arbejde og resultater ud fra de af bestyrelsen fastsatte regningslinjer herfor.

Administrator.

12.1. Bestyrelsen kan indgå aftale med en administrator til varetagelse af fondens daglige administrative opgaver. Bestyrelsen har dog fortsat ansvaret for den daglige ledelse.
12.2. Administrator varetager sine opgaver i overensstemmelse med ret-ningslinjer og anvisninger fra bestyrelsen.
12.3. Administrators honorar fastsættes af bestyrelsen. Bestyrelsen skal op-lyse om administrators navn og adresse, samt hvad administrator har modtaget i honorar i regnskabsåret i fondens årsregnskab.
12.4. Administrator skal løbende rapportere til bestyrelsen i henhold til de af bestyrelsen fastsatte retningslinjer herfor.
12.5. Bestyrelsen fører løbende kontrol med og evaluerer årligt administra-tors arbejde og resultater.

Uddelinger.

13.1. Uddeling kan ikke ske til stiftere, bestyrelsesmedlemmer, revisorer, di-rektøren eller andre, der indtager en ledende stilling i fonden. Tilsva-rende gælder for bestyrelsesmedlemmernes ægtefæller eller faste sam-levende eller mindreårige børn. Ydelse af lån og sikkerhedsstillelse til den nævnte personkreds er ikke tilladt, medmindre det sker som led i en sædvanlig forretningsmæssig disposition.
13.2. Uddeling kan finde sted såvel efter ansøgning som uden ansøgning. Bestyrelsen kan bestemme, at ansøgere skal benytte særlige ansøg-ningsskemaer.
13.3. På fondens hjemmeside og / eller i den årlige ledelsesberetning redegør bestyrelsen for sin uddelingspolitik. Fondens uddelinger udspecificeres på hovedkategorier, og det angives, hvor meget der er uddelt til hver hovedkategori. Bestyrelsen påser, at fonden sammen med indkaldelsen af årsrapporten til Erhvervsstyrelsen indsender legatarfortegnelse for det forgangne år.

Årsregnskab og årsberetning.

14.1. Bestyrelsen påser, at bogføringen og formueforvaltningen kontrolleres på en efter fondens forhold tilfredsstillende måde. Bestyrelsen kontrol-lerer gennem revisionen, at der opretholdes et fuldt forsvarligt registre-ringssystem.
14.2. Bestyrelsen skal sikre en regelmæssig dialog og informationsudveks-ling mellem bestyrelsen og revisor. Bestyrelsen skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser, revisor finder nødvendige, og skal sørge for, at revisor får de oplysninger og den bistand, som revisor anser for nødvendig for udførelsen af sit hverv.
14.3. Bestyrelsen foranlediger for hvert regnskabsår, udarbejdet årsregnskab i henhold til fondslovgivningens og årsregnskabslovens regler.
14.4. Det af fondens revisor og direktør underskrevne årsregnskab, med for-slag om anvendelse af overskud eller dækning af underskud, behand-les på et bestyrelsesmøde hvert år, senest 5 måneder efter regnskabs-årets udløb, og indsendes til fondsmyndighederne inden for samme frist.

Forholdet til offentligheden og offentlige myndigheder, herunder Fondsmyndighederne.

15.1. Udtalelser på fondens vegne til presse og andre medier afgives af for-manden eller direktøren, medmindre andet i det enkelte tilfælde er be-sluttet af bestyrelsen. Ved kommunikation med offentligheden skal det tilstræbes at imødekomme behovet for åbenhed og interessenternes behov, og mulighed for at opnå relevant opdateret information om fon-dens forhold.
15.2. Formanden kontrollerer, at alle fornødne indberetninger til fondsmyn-dighederne afgives.
15.3. Formanden / direktøren er ansvarlig for, at andre myndigheder får fornødne oplysninger.

Ændringer i forretningsordenen.

16.1. Ændringer i forretningsordenen kan vedtages med almindelig majoritet på et bestyrelsesmøde.
Nærværende forretningsorden er godkendt på bestyrelsesmøde den 25. oktober 2016 02846 CBN